GoBD-Pflichten für Kleinunternehmer in der Region Flensburg: Worauf lokale Betriebe achten müssen -

Letztes Uptdate am 17. November 2025

Für Kleinunternehmer – also Betriebe mit eher überschaubaren Umsätzen – gelten auch im hohen Norden Schleswig-Holsteins, rund um Flensburg, wichtige Pflichten im Rahmen der sogenannten GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“). Auch wenn viele kleinere Betriebe glauben, sie seien von diesen Vorschriften kaum betroffen – das ist ein Trugschluss. Ich erläutere im Folgenden, was die GoBD bedeuten, welche Pflichten gerade für Kleinunternehmer bestehen, und welche Besonderheiten vor Ort in der Region Flensburg relevant sein könnten.

Inhalt

1. Was sind die GoBD?

Die GoBD wurden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) als Vorgaben veröffentlicht, wie steuerlich relevante Aufzeichnungen und Unterlagen geführt und aufbewahrt werden müssen.
Kernanforderungen sind z. B.:

Vollständigkeit: Alle buchführungs- oder aufzeichnungsrelevanten Geschäftsvorfälle müssen erfasst sein.
Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit: Ein sachverständiger Dritter (z. B. im Rahmen einer Betriebsprüfung) muss erkennen können, wie die Aufzeichnungen zustande gekommen sind.
Unveränderbarkeit der gespeicherten Daten bzw. eindeutige Dokumentation von Änderungen.
Ordnung & Zeitgerechtigkeit: Die Aufzeichnungen sollen geordnet abgelegt und zeitnah erfolgen.
Revisionssichere Archivierung: Auch elektronische Belege mustern so abgelegt werden, dass sie nicht einfach gelöscht oder verändert werden können.

Auch wenn die GoBD keine unmittelbare Gesetzesnorm sind (sondern eine Verwaltungsvorschrift), betrachtet die Finanzverwaltung deren Einhaltung ernsthaft im Rahmen von Prüfungen.
Fazit: Auch für „kleinere“ Betriebe gilt: Wer Buchungen, Belege, elektronische Dokumente führt, muss das GoBD-konform tun.

2. Für wen gelten die GoBD – auch für Kleinunternehmer?

Ja: Auch Kleinunternehmer, kleine Gewerbebetriebe und Freiberufler sind grundsätzlich betroffen. Entscheidend ist nicht allein die Rechtsform oder Größe, sondern ob Aufzeichnungen steuerlich relevant sind.
Wichtig zu wissen:

Auch wenn ein Unternehmer die sogenannte Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, und damit lediglich die Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) ansetzt, heißt das nicht, dass GoBD-Pflichten entfallen.
Die Schwellenwerte für Buchführungspflicht (z. B. Umsatz- und Gewinngrenzen) betreffen nicht direkt die GoBD-Anforderungen – sondern die Frage, ob Bilanzierung oder EÜR ansteht. Dennoch: auch bei der EÜR müssen Die Grundsätze ordnungsmäßiger Aufzeichnung beachtet werden.

Daher: Als Kleinunternehmer in der Region Flensburg sollten Sie nicht automatisch davon ausgehen, dass „weniger Bürokratie“ heißt: „Keine GoBD“. Vielmehr geht es um eine dem Betrieb angemessene Umsetzung.

3. Wichtige Pflichten für Kleinunternehmer – worauf müssen Sie konkret achten?

Im Folgenden ein Überblick über die wichtigsten Pflichten, die gerade für kleinere Betriebe relevant sind:

a) Belege & Aufzeichnungen

Jeder Geschäftsvorfall (z. B. Einnahme, Ausgabe) muss durch einen Beleg nachweisbar sein. („Keine Buchung ohne Beleg“)
Belege müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden.
Auch elektronische Belege (z. B. E-Mails mit Rechnungen, digitale Eingangs- oder Ausgangsrechnungen) unterliegen den Anforderungen.

b) Aufbewahrung & Archivierung

Aufbewahrungsfristen: z. B. 10 Jahre für buchführungsrelevante Unterlagen (Rechnungen, Buchungsbelege), 6 Jahre z. B. für Geschäftsbriefe.
Archivierung muss „GoBD-konform“ sein: Das heißt u. a., dass Dokumente nicht einfach gelöscht oder unbemerkt verändert werden dürfen, Änderungen müssen protokolliert sein.
Auch die Nutzung von Cloud oder digitalen Systemen ist zulässig – aber nur wenn sie die Anforderungen (z. B. Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit) erfüllen.

c) Verfahrensdokumentation

Auch kleinere Unternehmen müssen eine Verfahrensdokumentation führen – d. h. eine Beschreibung, wie im Betrieb Belege erfasst, verarbeitet, archiviert werden.
Der Umfang richtet sich nach der Komplexität des Betriebs. Bei z. B. digitaler Kassensysteme oder Onlineshop-Betrieb steigt der Dokumentationsbedarf.

d) Verantwortung beim Unternehmer

Der Unternehmer ist immer letztverantwortlich – auch wenn Teile der Buchführung oder Archivierung an Steuerberater oder Dienstleister ausgelagert sind.
Eine mangelnde Organisation kann dazu führen, dass bei einer Prüfung die Buchführung nicht als ordnungsgemäß anerkannt wird – mit möglichen Hinzuschätzungen.

e) Kasse und Bareinnahmen

Auch wenn bei Kleinunternehmern keine umfassende Buchführungspflicht im Sinne der Bilanzierung besteht, müssen Bareinnahmen dennoch nachvollziehbar aufgezeichnet werden.
Nutzt man eine elektronische Ladenkasse, gelten spezifische Anforderungen (z. B. technische Sicherheitseinrichtung).

4. Spezifika für Betriebe in der Region Flensburg

Für Betriebe in und um Flensburg – ob Einzelhandel, Handwerk, Dienstleistung oder Gastronomie – gelten grundsätzlich die gleichen bundesweiten Vorschriften. Dennoch gibt es ein paar Hinweise, die für die örtlichen Gegebenheiten wichtig sind:

Viele Betriebe im ländlichen oder kleinbetrieblichen Umfeld verwenden noch „traditionelle“ Ablagen (Papierordner, Excel-Listen). Hier muss geprüft werden, ob diese Systeme den GoBD-Anforderungen genügen (z. B. Unveränderbarkeit, Dokumentation von Änderungen).
Besonders relevant im Grenzgebiet (z. B. deutsch/dänische Kunden) sind digitale Rechnungen, internationale Ablagen etc.: Wichtig ist, dass die Aufbewahrung auch digital und revisionssicher erfolgt – unabhängig vom Ursprungsort des Kunden oder der Rechnung.
Kleinere Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe setzen oft auf einfache Kassensysteme oder mobile Geräte – hier: Prüfen, ob die eingesetzte Technik GoBD-fähig ist, ggf. in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater oder einem IT-Dienstleister vor Ort in Flensburg.
Beratung vor Ort nutzen: In Flensburg und Umgebung gibt es Steuerberater, Buchhaltungsdienstleister, Kammern (z. B. die Handwerkskammer Lübeck (Region Flensburg)) und Geschäftsnetzwerke, die mit den Besonderheiten der Region (z. B. kleine Betriebe, touristische Saison, Grenznähe) vertraut sind. Ein Gespräch zur GoBD-Umsetzung lohnt sich.
Digitalisierung: Gerade in kleinen Betrieben kann eine gezielte Digitalisierung der Buchführung und Archivierung (z. B. Cloud-Archiv, GoBD-konforme Software) langfristig Aufwand und Kosten reduzieren – und das Risiko von Beanstandungen bei einer Prüfung mindern.

5. Checkliste für Kleinunternehmer – Was sollten Sie jetzt tun?

Damit Sie in Ihrem Betrieb in der Region Flensburg gut aufgestellt sind, hier eine praktische Checkliste:

Haben Sie alle Belege (Rechnungen, Quittungen, Bankauszüge) chronologisch erfasst und geordnet?
Nutzen Sie ein System zur Archivierung (Papierordner oder digital), das sicherstellt, dass Belege nicht nachträglich unerkannt verändert werden können?
Falls Sie digital arbeiten oder Belege digital empfangen/versenden: Ist die Archivierung revisionssicher? (z. B. Cloudlösungen, Zugriffskontrolle, Protokolle)
Haben Sie eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Belege verarbeitet, gespeichert und gesichert werden?
Ist Ihnen bewusst, dass Sie als Unternehmer die Verantwortlichkeit tragen – auch wenn Sie Dienstleister oder Steuerberater beauftragt haben?
Prüfen Sie Ihre Kassensysteme (falls vorhanden): Erfüllen sie die Anforderungen (z. B. technische Sicherheitseinrichtung bei elektronischer Kasse)?
Machen Sie eine jährliche Überprüfung: Stimmen Ihre Prozesse mit den Vorgaben der GoBD überein? Gibt es Änderungen in Ihrem Betrieb (z. B. mehr Online-Verkauf, neue Software), die Anpassungen erforderlich machen?
Suchen Sie frühzeitig den Austausch mit einem Steuerberater oder Buchhaltungsdienstleister vor Ort in Flensburg – gerade wenn Sie „digitaler“ werden oder Ihre Betriebsabläufe sich ändern.

6. Fazit

Auch wenn Sie als Kleinunternehmer in der Region Flensburg weder bilanzierungspflichtig sind noch eine komplexe Buchhaltung führen müssen – die Anforderungen der GoBD gelten dennoch. Wer frühzeitig dafür sorgt, dass Prozesse, Archivierung und Dokumentation geordnet sind, kann Risiken bei Prüfungen vermeiden und profitiert von einer effizienteren Ablage.
Gerade lokale Betriebe im Handwerk, Einzelhandel oder Dienstleistungsbereich können durch eine gute Umsetzung langfristig Zeit und Geld sparen.